La facturación electrónica no solo se trata de cambiar el papel por un archivo digital.Detrás de una factura electrónica hay varios elementos técnicos y legales que aseguran su validez ante la DIAN. Aquí te explicamos cada uno de ellos de forma simple:
La factura electrónica es un documento digital que cumple con todos los requisitos legales y fiscales exigidos por la DIAN. Su formato es estructurado en XML, lo que permite que pueda ser leído por sistemas automatizados y validado en tiempo real. Además del archivo XML, muchas veces también se genera una representación gráfica en PDF que puedes entregar o enviar por correo al cliente, pero el que tiene validez legal ante la DIAN es el XML
Cada factura electrónica debe estar firmada con un certificado digital, lo que garantiza:
La firma digital es un componente obligatorio para que la DIAN valide cualquier factura electrónica.
El certificado digital lo puedes obtener a través de entidades autorizadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia), conocidas como entidades certificadoras. Algunas de las más conocidas son:
El proceso es sencillo:
1. Solicitas el certificado en línea.Este certificado tiene una vigencia determinada (generalmente 1 año) y debe renovarse antes de su vencimiento.
El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es una especie de huella digital que identifica de manera única cada factura electrónica en Colombia. Este código se genera automáticamente en el archivo XML y se utiliza para:
Antes de que una factura electrónica se considere válida, debe pasar por el proceso de validación previa con la DIAN. Esto significa que, cuando emites una factura, tu sistema la envía primero a la DIAN, quien:
1. Verifica que la estructura del XML esté correcta.Solo después de que la DIAN acepta la factura, puedes entregarla al cliente. Este proceso ocurre en segundos cuando todo está bien configurado.
